4 passos para organizar a papelada já!
Sabe aquela infinidade de documentos que você prometeu arrumar qualquer dia desses? Pois o momento de colocá-los em ordem é agora mesmo! O método da organizadora profissional Débora Campos, da loja Eu Organizo, promete facilitar a tarefa
É incrível: na hora de arquivar as contas, sempre falta espaço. Mas, quando você está em busca de um documento, as gavetas parecem não ter fundo! Alguém aí se identifica com a cena? Pois, de tão comum, ela já virou um clássico no lar da maioria das pessoas. Não é difícil encontrar manual de eletrodoméstico junto com exame médico, apólice antiga do seguro do carro – que nem precisava ser guardada! – dividindo espaço com o comprovante da última votação, foto 3×4 perdida em meio a uma montanha indecifrável de faturas e boletos… E o pior de tudo é que essa armazenagem confusa, além de atrapalhar a rotina doméstica – afinal, quem vive essa realidade gasta um bocado de tempo quando tem de encontrar algo –, ainda pode causar grandes transtornos e até prejuízos financeiros. “A perda de um documento, por exemplo, rende um estresse danado com a correria para tirar a segunda via. Isso quando não requer o pagamento de taxas”, lembra Débora. Então, antes que a desordem se transforme em chateação, siga as dicas a seguir e capriche na organização de seus arquivos pessoais.
Receita campeã: triagem cuidadosa e distribuição por categorias
❚ O primeiro passo para uma arrumação eficaz é ter em mente uma preciosa regra: descarte o que for inútil assim que o item cair em suas mãos. Deixe de fora qualquer impresso que não tenha uma utilidade real ou que não seja mais válido, como informativos e propagandas, receitas médicas e convites antigos, contratos de seguros e cartões que já expiraram, manuais e notas fiscais de produtos que você passou adiante, entre outros.
❚ Feita a seleção, é hora de compartimentar os documentos. Uma boa maneira de ordená-los é encaixando-os nas seguintes classificações: caixa de entrada, arquivo ativo, documentos pessoais e arquivo morto.
1. Caixa de entrada
❚ Ter uma caixa de correspondência com dois andares é o primeiro passo do método ensinado pela organizadora pessoal Débora Campos. Esse item funciona como o filtro número 1 na fila da papelada: assim que os papéis chegam a seu endereço, é para lá que eles devem ir!
❚ Comece agrupando os materiais para verificação no andar de baixo. Periodicamente, faça o processamento de tudo, ou seja, a checagem do conteúdo de cada papel: aqueles avaliados como pertinentes ganham o direito de ir para a bandeja de cima – é o caso das contas a pagar, que, posteriormente, devem ser encaminhadas para uma pasta específica no arquivo ativo (leia mais abaixo, no passo número 2). Já o que não tiver utilidade deve ir logo para o lixo.
❚ Reparou na maletinha marrom (Caixa Multiúso Viagem. Uatt?, R$ 69,90) que aparece na prateleira sobre a escrivaninha? Ela agrupa papéis com valor afetivo, que, convenhamos, não podem ficar perdidos em meio às pilhas das finanças.
2. Arquivo ativo
❚ Certos documentos são mais acessados do que outros, portanto é aconselhável que a disposição da papelada seja feita de acordo com a frequência de uso. “Merece ficar ao alcance das mãos tudo aquilo que é consultado e abastecido com regularidade”, ensina a especialista.
❚ É preciso ter pastas específicas para cada categoria: manuais, garantias e notas fiscais de produtos; contas em aberto; contas quitadas do ano vigente; e documentos de atividades em curso.
❚ Para visualizar as informações relativas a eletrodomésticos e outros produtos, a pasta do tipo catálogo, com sacos plásticos, é uma ótima opção. Simplifique a vida colocando o manual, a garantia e a nota de cada artigo no mesmo saquinho. Quanto à ordem, vale setorizar essa pasta de acordo com os ambientes da casa. “Ou seja, os itens da sala podem ser dispostos um atrás do outro. Depois, vêm os da cozinha, do quarto, e assim por diante…”, detalha a personal organizer.
❚ As contas do ano em vigor que já foram pagas devem ser armazenadas em uma pasta sanfonada com diversas divisórias. Existem pastas com menos ou mais compartimentos: escolha um modelo no qual caibam, separadamente, os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família, e identifique cada aba com etiquetas.
❚ Entre os arquivos de uso corriqueiro, reserve um espaço para encaixar papéis que tenham a ver com algum projeto ou ocupação que esteja em andamento – está passando por tratamento médico e realizando exames? Reúna a papelada em uma pasta e a tenha por perto enquanto for necessário!
3. Documentação pessoal
❚ De máxima importância e volume sempre crescente, os documentos pessoais pedem uma moradia confortável. Para arquivá-los com folga e funcionalidade, uma boa pedida é um gaveteiro com suporte para pastas suspensas (kit com seis unidades de cores variadas, da Dello. Eu Organizo , R$ 13).
❚ Não é só RG, CPF e certidões que integram esse arquivo. O histórico profissional e acadêmico, a papelada relacionada ao Imposto de Renda, documentos de viagem, e tantos outros papéis se avizinham na gaveta mais recheada do pedaço.
❚ Um erro comum é deixar os documentos da família toda em um só local. O correto é que cada membro tenha suas próprias pastas. Vendidos em embalagens unitárias ou com diversas unidades, os modelos suspensos possuem design que facilita a visualização do seu conteúdo. Práticos, eles podem hospedar em seu interior mais de um documento e, mesmo assim, se comprimidos, mostram-se compactos.
❚ Abas de identificação combinam com títulos objetivos e abrangentes, como: seguros (ex.: de vida e da casa), bancos (ex.: contrato de cartão de crédito e de financiamento), imóveis (ex.: contrato de aluguel e recibos sobre benfeitorias), veículos (ex.: apólice de seguro e documento de compra e venda), entre outros.
❚ Categorias extensas ficam em ordem com subdivisões internas. Pastas em L, de plástico translúcido (kit com dez unidades de cores diversas, da Dello. Eu Organizo , R$ 12), são magrinhas e abrigam papéis do mesmo assunto com eficiência.
❚ Uma dica da personal organizer é dar atenção especial à pasta que reúne documentos de viagens, como passaportes e vistos, pois estes têm prazo de validade. Também vale a pena ter, ali dentro, uma carteira exclusiva para carregar documentos durante a viagem (Case Passaporte, 10 x 5 cm, Lili Wood , R$ 29).
4. Arquivo morto
❚ Está pago e não é deste ano, pode transferir para o arquivo morto! Depósito das transações financeiras que já não precisam estar tão acessíveis, é ele que recebe as faturas e comprovantes dos pagamentos realizados em anos anteriores.
❚ Conhece a tal da declaração anual de quitação de débitos? Se não, saiba que vale muito a pena. O documento, obrigatório por lei, deve ser emitido por prestadores de serviços públicos e privados uma vez ao ano e substitui todos os comprovantes de faturas pagas no ano anterior. Costuma chegar no mês de maio. Recebeu esse papel? Descarte na mesma hora outros 12.
❚ Se a intenção é reduzir o número de impressos que você possui, tire proveito do seu computador. Sempre que possível, opte por receber correspondências via e-mail e use o escâner para digitalizar documentos. Só um alerta para quem costuma realizar operações bancárias pela internet: na hora de dar baixa nos boletos pagos, escreva nas contas quando e como as pagou.
Para não acumular à toa, o segredo é fazer uma revisão periódica!
❚ Nem todo documento que parece importante precisa ocupar espaço em nossos arquivos por muito tempo. Para tirar as dúvidas sobre os prazos, vale a pena consultar as listas abaixo.
Devem ser mantidos por cinco anos:
❚ Impostos (IRPF, IPTU e IPVA)
❚ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais ou declarações anuais de quitação de débitos
❚ Comprovantes de pagamento de aluguel, cartões de crédito e mensalidades escolares Devem ser mantidos até serem renovados:
❚ Contratos e seguros (de vida, de carro, de imóvel etc.)
Devem ser mantidos para sempre:
❚ Documentos pessoais
❚ Passaportes
❚ Escrituras
❚ Carnês do INSS
❚ Testamento Fonte: Fundação Procon-SP
*PREÇOS PESQUISADOS EM SETEMBRO DE 2015, SUJEITOS A ALTERAÇÃO.
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